Hợp pháp hóa lãnh sự – Chia sẻ kinh nghiệm

2 ngày nay mình lóc cóc đi lại chỉ vì phải hợp pháp hóa chứng nhận lãnh sự một số tài liệu. Tính ra thì không có gì to tát, ai cũng biết thủ tục “hành là chính” ở Việt Nam như thế nào. Tuy vậy, mình cho rằng nếu mọi người biết trước một số điểm thì sẽ thuận lợi, tiết kiệm thời gian tiền bạc hơn rất nhiều. Hợp pháp hóa/chứng nhận lãnh sự (legalisation) tại Bộ Ngoại Giao thường là bước bắt buộc nếu bạn muốn chứng nhận giấy tờ tại đại sứ quán của nước nào đó để sử dụng ở nước ngoài.

Tài liệu mình cần hợp pháp hóa/ chứng nhận lãnh sự là bảng điểm đại học. Mò mẫn trên internet, mình đã làm theo các bước sau:

1. CÔNG CHỨNG TÀI LIỆU CẦN HỢP PHÁP HÓA LÃNH SỰ

Mình ra thẳng trường đại học cũ (vì gần nhà) và xin bản sao công chứng (trường có thể công chứng các loại tài liệu mà trường ban hành), thường thì nhanh và rẻ, nhưng cũng có khi phải chờ rất lâu vì các thầy cô/nhân viên hành chính đi vắng, không có ai kí, v.v. Lần này mình làm hết buổi sáng, rất mất thời gian, vì chuyên viên phụ trách đi vắng, sau đó 1 tiếng mình quay lại thì thấy cô đang tập trung giải quyết việc khác qua điện thoại khoảng 15 phút mặc kệ mình ngồi chờ ngay trước bàn.

Lời khuyên: Phòng công chứng bây giờ nhiều nhan nhản. Nếu nhắm thấy chỗ này chậm thì nên sang ngay chỗ khác. Mình rất có thiện cảm với PHÒNG CÔNG CHỨNG NHÀ NƯỚC SỐ 1 – 310 Bà Triệu. Bạn chỉ cần mang tài liệu cần công chứng đến. Ở đó người ta sẽ photo và công chứng luôn, không cần chạy lằng nhằng. Chi phí: a- Vé gửi xe máy là 5 nghìn/xe (gửi tiền trước). Họ sẽ chào mời bạn làm dịch vụ, nhưng nên từ chối. Thủ tục ở đây nhanh, nhân viên luôn làm việc nhiệt tình (mặc dù trông có vẻ nhàn nhã). Vài nhân viên nam nữ trông trẻ trung cu te và không bị bệnh nhăn nhó của người già. b- Photo: 1,200 đồng/trang; c- Công chứng: 4,000 đồng/bản.

Lưu ý: Dù công chứng chỗ nào, bạn cũng cần hỏi xem người kí vào bản công chứng đã đăng kí chữ kí trên Cục lãnh sự của Bộ ngoại giao chưa. Kiểm tra là không bao giờ thừa. Dù người kí có đầy đủ quyền hạn, nhưng nếu chữ kí của họ chưa được đăng kí thì bạn sẽ phải xin giấy giới thiệu chữ kí từ đơn vị đó, hoặc đi công chứng ở chỗ khác (nơi người kí đã đăng kí chữ kí). Hiện tại (tính tới ngày 9/3/2016), thầy Thạch – Trưởng phòng hành chính mới của đại học Hà Nội – chưa đăng kí chữ kí ở cục lãnh sự. Các bạn sinh viên nếu cần hợp pháp hóa lãnh sự bảng điểm hoặc bằng đại học thì nên ra phòng công chứng bên ngoài.

2. LÀM TỜ KHAI CHỨNG NHẬN/HỢP PHÁP HÓA LÃNH SỰ

Bạn vào Cổng thông tin điện tử về công tác Lãnh sự – Bộ ngoại giao Việt Nam
Screenshot 2016-03-09 16.03.06.png

Lưu ý:

a- Nếu không thấy giấy tờ ghi rõ số hiệu gì thì điền “0”. Mọi thông tin này có thể được chỉnh sửa sau đó bởi chuyên viên ở cục, không sao cả.

b- Cơ quan cấp/sao chứng thực: khi bạn điền vào ô trống, một danh sách sẽ hiện ra. Chọn tên cơ quan trong danh sách đó.

c- Người ký: Sau khi bạn gõ người ký và chức danh, trang web sẽ tự kiểm tra xem người này đã đăng kí chữ kí chưa. Nếu hệ thống báo chưa đăng kí thì nên đi công chứng lại tại cơ quan công chứng khác.

Sau khi điền xong, ấn biểu tượng mũi tên màu xanh, toàn bộ thông tin sẽ được nhập vào mẫu bên dưới. Bạn kiểm tra thông tin rồi bấm “Hoàn thành”:

Screenshot 2016-03-09 16.12.54.png

Một tờ khai điện tử sẽ hiện ra, trong đó bao gồm toàn bộ thông tin bạn đã khai. Mẫu như sau:

Screenshot 2016-03-09 16.14.37.png

Bạn in mẫu này ra rồi kí tên.

3. KIỂM TRA HỒ SƠ CHỨNG NHẬN LÃNH SỰ

Bộ hồ sơ (nói cho oai, thực ra nó là toàn bộ tài liệu cần thiết để mang đi nộp) gồm:

  1. Tờ khai (theo mẫu trên) có chữ kí
  2. Các bản sao đã được công chứng
  3. Một bản photo (bản chụp) của bản sao đã được công chứng. Lưu ý, đừng nhầm với bản sao của tài liệu gốc. Nếu bạn công chứng dư ra 1 bản mà không dùng tới thì nộp luôn bản đó cũng được, khỏi sao chép thêm làm gì.
  4. (Dự phòng, không nhất thiết dùng đến): Chứng minh nhân dân (hoặc hộ chiếu) và bản gốc của tài liệu cần chứng nhận lãnh sự.

4. ĐẾN CỤC LÃNH SỰ ĐỂ LÀM THỦ TỤC

Bước này hết sức quan trọng, cần để ý kẻo mất thời gian vô cùng.

Nếu bạn đi xe máy và cần gửi. Tiền gửi xe là 5,000 đồng/xe.

Đi thẳng vào bên trong, bạn sẽ thấy một đám đông đang ngồi ghế nhựa xanh, bao quanh là các quầy thủ tục. Đừng vội đâm đầu vào đó! Phải ĐẶT CHỖ!

Quan sát quanh phòng, bạn sẽ thấy ở sát mép tường bên trái, cạnh hàng ghế chờ, là một cái màn hình được đặt trên một cái bệ cao bằng bụng/ngực. Ô kê, ĐẦU TIÊN PHẢI CẦM TỜ KHAI ĐÚT VÀO CÁI MÁY NÀY, nghe kêu tít tít, màn hình sẽ hiện ra báo rằng số hồ sơ (giống vùng khoanh đỏ phía trên) đã được đặt chỗ. Xong xuôi cái này rồi về ghế chờ. Nhớ ngồi càng gần quầy số 2-3, tức hàng ghế đầu, càng tốt. Loa đôi khi không hoạt động, màn hình không hiển thị, hoặc không nhảy số, rất có thể bạn đã bị qua lượt và mất toi công chờ! Ngồi gần mà nghe. Việc đặt lịch hẹn trên website của cục chẳng có tích sự gì!

Sau bước này thì đơn giản, chuyên viên ngồi sau quầy gọi đến số, bạn lên, giơ giấy tờ ra. Người ta kiểm tra mà hợp lệ thì bạn sẽ được một hẹn in trên giấy màu xanh. Thường thì ngày hôm sau sẽ lấy được.

ĐỪNG NHỜ ĐẾN CÒ LÀM GÌ. Nếu sử dụng dịch vụ, thường thì mỗi bản chứng nhận lãnh sự sẽ mất 300,000 đồng. Trong khi nếu bạn tự làm, phí chỉ là 30,000 đồng/bản. Chính sự phức tạp và mù mờ , thiếu thông tin và chỉ rẫn không rõ ràng trên website đã khiến nhiều người phát nản. Giấy tờ làm không hợp lệ và phải chạy đi chạy về, tốn kém thời gian cũng như tiền bạc.

Mình tin rằng bằng cách tự thân vận động, tìm hiểu và chia sẻ thông tin, chúng ta sẽ giúp nhau rất nhiều, thay vì trông chờ chính phủ nâng cao tính minh bạch của hệ thống. Trông chờ vào chính quyền là điều mình đã thôi làm từ lâu. Thử tưởng tượng, mình vừa cầm phiếu hẹn, ra cửa lấy xe, một cò đã hỏi: có muốn lấy giấy tờ ngay không? Làm sao họ có thể làm giấy tờ nhanh như vậy, chắc câu này dễ đoán.

33 thoughts on “Hợp pháp hóa lãnh sự – Chia sẻ kinh nghiệm

  1. Mặc dù chưa cần chứng thực/ hợp thức hoá lãnh sự giấy tờ. Nhưng thực sự bài viết đã giúp ích rất nhiều. Có thể tưởng tượng ra các bước phải làm mà nếu không đọc sẽ vô cùng mù mờ khó khăn. Các bước đặt chỗ hồ sơ cũng như kinh nghiệm ngồi vị trí gần thực sự rất có ích. Mình đã nhiều lần làm các hồ sơ giấy tờ và cũng nhìn thấy sự bối rối của người đến làm lần đầu cũng Như mình làm lần sau nhưng quên mất các bước. Quả thực khó khăn! Nên bài viết này thực sự hữu dụng. Cảm ơn bạn Quạ

  2. Cảm ơn bạn Quạ nhiều nha, bài viết cực kỳ có ích cho mình.
    Lúc trước hỏi bạn cùng lớp mới đi năm ngoái mà bạn ấy nói lẫn lộn quá, mình ko hiểu thông tin nào cả, lại còn bị bạn ấy dọa “ko đủ hết giấy tờ và ko mang sổ tiết kiệm bản gốc đi được thì cục lãnh sự ko nhận”.hic.
    Đọc xong bài của bạn rồi mình gọi hỏi lại đại sứ quán thì họ cũng chỉ yêu cầu hợp pháp hóa bảng điểm và bằng đại học (thạc sĩ) và hỏi cục lãnh sự thì họ hướng dẫn các văn bằng đó cần được dịch/ công chứng bằng đúng số bản cần hợp pháp hóa + thêm một bản photo mỗi loại đó để cục giữ lại.hihi. Giờ thấy nhẹ nhàng quá rồi.
    Cảm ơn Quạ nhiều ^_^

  3. B ơi. Cho mình hỏi chút là vs những ng ko có máy tính để in tờ khai điện tử thì điền vào tờ khai viết tay có đăng ký lấy chỗ được không?

  4. Chào ban, Trường hợp này là giấy tờ nước ngoài cần sử dung tại Việt Nam hay ngược lại vậy bạn. Mình còn nghe nói tới một bước dịch thuật. Nhưng không biết từ đâu. Nếu bạn có từng làm thì hướng dẫn giúp nhé,

    1. Chào bạn. Trường hợp này là giấy tờ ở Việt Nam chứng thực để dùng ở nước ngoài. Mình không cần dịch vì các tài liệu của mình đều song ngữ cả, nhưng nếu bạn không có tài liệu song ngữ thì phải dịch rồi công chứng/chứng thực. Cũng lâu rồi mình không nhớ rõ nữa.

    2. Nếu của bạn không phải song ngữ thì p dịch ra tiếng nước bạn cần đi or dịch tiếng anh tùy vào 1 số nước cần, như đi Hàn chỉ cần dịch anh, nhưng bắt buộc p công chứng tư pháp mới làm được ở đại sứ quán

    1. Mình không cần dịch bảng điểm vì bảng điểm của bọn mình song ngữ. Nhưng nếu bảng điểm của bạn không song ngữ thì mình nghĩ là phải dịch công chứng/chứng thực.

  5. Chào bạn, vậy nếu muốn chứng thực là mình phải đi dịch nếu như giấy tờ nào chưa kèm tiếng anh đúng ko bạn? Mình thì nghĩ ko cần dịch mà vẫn hợp pháp được nên đã đi chứng thực rồi. Hic…

    1. Cái này bạn nên hỏi đại sứ quán cho rõ. Xem họ có cần bản tiếng Anh không. Theo mình hiểu thì chứng thực là để chứng minh tài liệu đó là thực, (kể cả dịch hay không dịch). Do đó, nếu bên nước ngoài cần bản dịch tiếng Anh thì họ cần phải biết cả tài liệu nguyên gốc tiếng Việt là thực, và bản dịch trung thực với bản gốc tiếng Việt cũng là thực.

  6. Bạn ơi, cho mình hỏi do mình học trường ĐH Quốc tế – ĐH QG TPHCM, nên bản điểm của mình là bằng tiếng anh luôn thì có cần phải hợp pháp hóa lãnh sự ko, hay chỉ cần chứng thực thôi để nộp LSQ. Cám ơn bạn

    1. Mình nghĩ bạn không cần chứng thực đâu. Xin thêm một bảng điểm từ trường rồi gửi sang bên trường nước ngoài là được. Nếu gửi bản cứng, bạn nhớ để bảng điểm trong phong bì chính thức của trường, có seal và chữ kí đè ngoài phong bì. Nếu là bảng điểm dạng “mềm” (pdf) thì gửi thẳng sang bên kia. Bạn có thể email hỏi admission office xem các yêu cầu cụ thể thế nào.

    2. Chào Quạ !
      Cám ơn bạn rất nhiều vì bài viết chi tiết & dễ hiểu giúp Tôi rất nhiều khi đi làm thủ tục HPHLS .

  7. Chủ top cho mình hỏi nếu mình mang hồ sơ của người khác đi làm hph hộ có được ko ạ, có cần phải mang giấy tờ liên quan gì đi ko ạ.
    Cảm ơn chủ top.

    1. Mình nghĩ là được (vì thấy cò nhận làm giấy tờ cho người khác chứ không phải cho họ). Giầy tờ thì cứ mang đâỳ đủ hồ sơ đi là được.

  8. Bạn ơi. Hôm nay t đi công chứng ở 310 bà triệu. Cô Đỗ Thị Vân Giang ký. Sao t điền vào tờ khai vẫn thấy là cô này chưa đăng ký chữ ký vậy. :(((((

  9. Sao t cũng xin dấu ở 310 Bà triệu, cô Đỗ Thị Vân Giang ký. Mà lúc điền vào tờ khai chữ ký vẫn chưa đc đky vậy bạn ơi
    Của Bạn là ai ký vậy

      1. Như đã đề cập trong bài viết, bạn nên hỏi để chắc chắn chữ kí của người đó đã được đăng kí. Đừng chờ đến khi kí xong mới bất ngờ. Mình không nhớ ai kí cho mình nhưng chữ kí của họ đã được đăng kí.

  10. Các bạn có thắc mắc có thể liên hệ với mình qua số điện thoại : 0963.05.25.05 mình tư vấn nhé. Vì mình làm bên phòng

  11. Bạn ơi cho t hỏi. Tại sao cả chủ tịch xã và phó chủ tịch xã chỗ t khi điền vào mục người ký đều xuất hiện không có chữ ký. T đã phải đến cục lãnh sự 2,3 lần rồi 😢😢😢

    1. Đó là bởi vì chữ ký của những người này chưa/không được đăng ký. Bạn thử công chứng ở phòng công chứng cấp huyện/tỉnh xem sao. Nhớ kiểm tra xem người ký đã ở vị trí đó lâu chưa. Thường thì những người mới lên chức/nhận chứng chưa có chữ ký đã được đăng ký ngay được.

    2. Bạn thử mẹo này xem nhé. Vào cổng thông tin điện tử (link trong bài viết), gõ tên cơ quan và tên người kí trước khi đem giấy tờ đi ký để đỡ tốn thời gian. Nếu thấy hệ thống báo là chữ ký đã được đăng kí thì mới đem lên cơ quan đó công chứng.

  12. 2020 và e vẫn bị ăn hành với cái HPHLS này. e đã đi đến 3 lần và vẫn k đc. Bây giờ đang dịch người ta chỉ nhận qua bưu điện nữa chứ mà công đoạn này tốn đến cả chục ngày

Trả lời

Mời bạn điền thông tin vào ô dưới đây hoặc kích vào một biểu tượng để đăng nhập:

WordPress.com Logo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản WordPress.com Đăng xuất /  Thay đổi )

Google photo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Google Đăng xuất /  Thay đổi )

Twitter picture

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Twitter Đăng xuất /  Thay đổi )

Facebook photo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Facebook Đăng xuất /  Thay đổi )

Connecting to %s